Admissão de funcionários: documentos, passo a passo e custos para PMEs

Admissão é o processo formal de contratação de um trabalhador, ou seja, o conjunto de etapas legais e documentais que formalizam o vínculo empregatício entre empresa e funcionário sob o regime da CLT. 

Fazer esse processo corretamente protege a empresa de autuações e ações trabalhistas, além de garantir ao colaborador acesso a direitos como salário, férias, FGTS, INSS e 13º salário. Confira os temas que serão tratados a seguir:

• Como funciona o processo de admissão de funcionários;
• Documentos exigidos na admissão;
• Passo a passo do processo de admissão;
• Prazos legais e o envio de dados para o eSocial;
• Como registrar no eSocial;
• Se o exame admissional é obrigatório;
• Tipos de contrato de trabalho na admissão;
• Quanto custa contratar um funcionário além do salário;
• Planejamento financeiro para contratações;
• Como a Conta Azul facilita a rotina de contratação e gestão de pessoal.

Como funciona o processo de admissão de funcionários?

O processo de admissão começa antes da assinatura do contrato. Ele passa pela definição da vaga, proposta de trabalho, coleta de documentos, exame admissional, registro do empregado e envio das informações ao eSocial.

Na prática, a empresa precisa alinhar três frentes: a trabalhista (com contrato, CTPS e eSocial), a médica (com o exame admissional) e a financeira (com salários, encargos, benefícios e provisões).

A CLT exige o registro dos trabalhadores e permite que ele seja feito em livro, ficha ou sistema eletrônico, conforme orientações do Ministério do Trabalho. 

Sem essa organização, a empresa fica exposta a multas, autuações e outras sanções trabalhistas.

Documentos exigidos na admissão

A captação rigorosa dos documentos é a base para preencher os registros do governo e evitar inconsistências cadastrais nos órgãos federais. Entre os documentos exigidos estão:

• RG (Carteira de Identidade) ou documento oficial com foto;
• CPF (Cadastro de Pessoa Física);
• CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social – física ou digital);
• PIS/PASEP (número de inscrição no programa);
• Título de eleitor e comprovante de votação na última eleição;
• Certificado de reservista (para homens com até 45 anos);
• Comprovante de residência atualizado;
• Comprovante de escolaridade (quando exigido pelo cargo);
• Foto 3×4 recente;
• Dados bancários para depósito de salário;
• Número do NIS (Número de Identificação Social), para programas sociais;
• Certidão de nascimento ou casamento;
• Certidão de nascimento dos filhos (até 14 anos, para dedução do IR e salário-família);
• CPF dos dependentes (quando aplicável).

É fundamental conferir todos os dados antes do envio ao eSocial. Uma data de nascimento, CPF ou nome divergente pode atrasar o registro e, por consequência, comprometer o prazo legal da contratação.

Passo a passo do processo de admissão

A admissão trabalhista, no entanto, começa bem antes do registro do funcionário. Primeiro, a empresa define as condições da vaga e, depois, reúne documentos, realiza o exame admissional e envia as informações obrigatórias aos sistemas do governo. 

Veja como organizar cada etapa:

1. Defina a proposta de trabalho: cargo, salário, jornada e benefícios devem estar claros antes de qualquer avanço no processo;
2. Solicite os documentos ao candidato: use uma lista padronizada para não esquecer nenhum item obrigatório;
3. Agende e realize o exame admissional: obrigatório por lei (NR-7/PCMSO), ele deve ser feito por médico do trabalho antes do início das atividades;
4. Assine o contrato de trabalho (CLT): o contrato formaliza as condições acordadas e protege ambas as partes;
5. Registre na CTPS: na CTPS física, faça a anotação manual. Na CTPS digital, a atualização ocorre automaticamente pelo empregador via eSocial;
6. Cadastre o funcionário no sistema de folha de pagamento: inclua todos os dados para garantir o cálculo correto desde o primeiro mês;
7. Envie o evento de admissão ao eSocial (S-2200): obrigatoriamente antes do início das atividades;
8. Cadastre no FGTS: via SEFIP ou diretamente pelo eSocial, conforme o grupo da empresa.

Prazos legais e o envio de dados para o eSocial

O registro do empregado no eSocial deve ser feito até a véspera do início das atividades. O próprio eSocial esclarece que o registro do trabalhador e a anotação da CTPS têm prazos diferentes.

O registro deve ocorrer até o dia anterior ao início do trabalho, enquanto a anotação da carteira tem prazo de até 5 dias úteis.

Deixar para enviar os dados depois que o colaborador já começou a trabalhar gera risco imediato de sanções severas estabelecidas pelo artigo 47 da CLT.

Para os casos em que o departamento pessoal ainda não possui todos os documentos do trabalhador a tempo de realizar o envio do evento completo (S-2200), o gestor pode lançar mão da Admissão Preliminar (evento S-2190).

Esse recurso exige apenas o CNPJ do empregador, CPF, data de nascimento e admissão do funcionário para cumprir o prazo legal, permitindo que a complementação dos dados ocorra posteriormente dentro dos prazos regulamentares do eSocial.

Como registrar no eSocial?

1. Acesse o ambiente do eSocial: entre com a conta autorizada da empresa ou com o acesso usado pelo contador responsável;
2. Escolha o tipo de admissão: quando tiver todos os dados, envie o evento S-2200. Se precisar cumprir o prazo com informações mínimas, utilize o S-2190;
3. Preencha os dados do trabalhador: informe CPF, data de nascimento, data de admissão, cargo, salário, jornada e demais informações solicitadas;
4. Revise as informações antes do envio: confira nome, CPF, data de admissão e categoria do trabalhador. No S-2190, erros em dados principais podem exigir retificação antes do S-2200;
5. Transmita o evento dentro do prazo: o S-2190 deve ser enviado até o fim do dia imediatamente anterior ao início da prestação de serviço;
6. Complete o cadastro depois, se usou a admissão preliminar: envie o S-2200 dentro do prazo de fechamento da folha do mês da admissão, conforme orientação do manual do eSocial.

O exame admissional é obrigatório?

Sim. O exame admissional é obrigatório por lei, conforme a Norma Regulamentadora NR-7 e o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO). Ele deve ser realizado por médico do trabalho antes do início das atividades.

O documento emitido ao fim do exame é o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), que comprova a aptidão do trabalhador para a função. Atividades de maior risco podem exigir exames complementares, como audiometria, espirometria ou exames específicos.

O custo do exame admissional é integralmente do empregador, não sendo permitido repassar esse valor ao colaborador. 

Tipos de contrato de trabalho na admissão

A CLT prevê diferentes modalidades de contrato e a escolha correta determina os direitos e obrigações que a empresa assumirá com o trabalhador ao longo do vínculo.

Contrato por prazo indeterminado

O contrato por prazo indeterminado é o modelo mais comum na admissão CLT. Ele não tem data de término definida e permanece vigente até que empresa ou colaborador encerrem o vínculo.

Esse formato costuma ser usado quando a vaga atende a uma necessidade permanente do negócio, como funções administrativas, comerciais, operacionais ou de atendimento contínuo.

Contrato por prazo determinado

Tem data de início e de término definidas. Pode durar até dois anos, com possibilidade de uma única prorrogação. É indicado para substituição temporária de funcionários, execução de serviço específico ou atividades sazonais. 

Na rescisão natural, quando o contrato chega ao fim sem quebra antecipada, não há direito ao recebimento de aviso prévio ou da multa rescisória do FGTS.

Contrato de trabalho intermitente

O contrato intermitente é usado quando a prestação de serviços não é contínua. Nesse modelo, o trabalhador é convocado conforme a necessidade da empresa e recebe proporcionalmente pelos períodos efetivamente trabalhados.

A modalidade foi incluída pela Reforma Trabalhista, Lei nº 13.467/2017, e a CLT define o trabalho intermitente como aquele com alternância entre períodos de prestação de serviço e inatividade, em horas, dias ou meses. 

É uma alternativa para empresas com variação de demanda ao longo do ano.

Quanto custa contratar um funcionário além do salário?

O custo real de uma admissão trabalhista pode atingir até o dobro do valor do salário nominal combinado em carteira, a depender diretamente do enquadramento tributário da empresa. 

Empresas no Lucro Presumido ou no Lucro Real costumam ter uma carga maior de encargos sobre a folha em comparação com parte dos negócios enquadrados no Simples Nacional. 

Ainda assim, no Simples também é preciso atenção, especialmente em atividades tributadas pelo Anexo IV, que têm regras específicas de contribuição previdenciária patronal. 

Para ilustrar o impacto no caixa, imagine a contratação de um assistente com salário nominal de R$ 3.000 em uma empresa no Lucro Presumido.

Só com FGTS, provisão de 13º, férias com 1/3 e INSS Patronal de 20%, o custo mensal estimado já chegaria a cerca de R$ 4.423, antes de benefícios, RAT, Terceiros e adicionais previstos em convenção coletiva.

Nesse exemplo, o custo fica cerca de 47% acima do salário nominal antes mesmo de incluir benefícios e outros encargos variáveis. Sempre consulte a tabela INSS vigente e valide com o contador os impactos da nova admissão no caixa.

Planejamento financeiro para contratações

Depois de calcular o custo total da efetivação, a empresa precisa avaliar se a nova vaga cabe no fluxo de caixa dos próximos meses. 

O ideal é simular o custo mensal completo, incluindo salário, FGTS, INSS quando aplicável, benefícios, férias, 13º e possíveis adicionais. Essa visão ajuda o dono de negócio a decidir se a admissão deve acontecer agora, em outro momento ou com ajustes na jornada e no escopo da vaga.

Também é importante criar reservas para despesas futuras com pessoal. Um bom planejamento financeiro empresarial evita que a contratação pressione o capital de giro e prejudique pagamentos, compras ou investimentos já assumidos.

Como a Conta Azul facilita a rotina de contratação e gestão de pessoal?

Quando o processo de admissão acontece de forma descentralizada, sem conexão com o financeiro, os gargalos aparecem cedo: encargos não provisionados, custos subestimados e fechamento de mês comprometido por uma contratação que parecia sob controle.

O ERP da Conta Azul conecta essas pontas, agilizando o envio de dados contratuais ao contador e reduzindo o tempo entre a decisão de contratar e o registro formal do vínculo. Além disso, também projeta os impactos da nova admissão diretamente na rotina contábil.

Com a gestão financeira integrada ao processo de contratação, a empresa mantém o controle sobre o capital de giro e chega ao fechamento do mês sem surpresas. 

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Perguntas frequentes sobre admissão

Qual o prazo para assinar a carteira de trabalho do funcionário?

A empresa tem até 5 dias úteis para anotar a CTPS do funcionário, incluindo data de admissão, remuneração e condições especiais, quando houver. Já o registro da admissão no eSocial deve ser feito até a véspera do início das atividades.

Posso admitir um funcionário em período de experiência?

Sim. O contrato de experiência é uma modalidade de contrato por prazo determinado, com duração máxima de 90 dias, podendo ser prorrogado uma única vez. Ele precisa ser registrado normalmente na CTPS e no eSocial, seguindo as mesmas obrigações da admissão padrão.

MEI pode contratar funcionário?

Sim. O MEI pode ter até um empregado registrado, com salário equivalente ao mínimo nacional ou ao piso da categoria. Se ainda não formalizou o negócio, veja como abrir um CNPJ MEI gratuito antes de iniciar o processo de contratação.

Quais são os riscos da admissão sem carteira assinada?

Contratar sem registro formal expõe a empresa a ações trabalhistas, multas administrativas e autuações do Ministério do Trabalho. O passivo pode incluir pagamento retroativo de todos os direitos devidos (FGTS, INSS, férias, 13º… mais multas e custas processuais). O risco financeiro é alto e desproporcional ao custo da formalização.

Preciso de CNPJ para contratar?

O CNPJ é exigido para empresas em geral, mas a legislação abre exceções que permitem a contratação por pessoas físicas em categorias específicas (como empregador doméstico ou produtor rural).

Vale lembrar que os sócios da empresa não são contratados como funcionários CLT: eles recebem por meio de pró-labore, que tem regras e tributação próprias. 

Quais são os erros mais comuns no processo de admissão?

Os erros mais frequentes são: envio tardio do evento de admissão ao eSocial, ausência do exame admissional antes do início das atividades, documentação incompleta, contrato mal redigido e falta de provisão financeira. Todos esses pontos podem ser evitados com um checklist padronizado e um sistema que integre o DP ao financeiro.