Retenção de impostos: guia completo, tabela de alíquotas e nota fiscal

Ter uma empresa exige o cumprimento de uma série de obrigações tributárias. No Brasil, elas não são poucas e podem gerar confusão, pois a legislação é complexa.

Mesmo que seja responsabilidade do contador fazer a gestão de impostos do negócio, é muito importante que você entenda um pouco sobre esses processos contábeis. Assim, é possível monitorar o trabalho da contabilidade com muito mais conhecimento do assunto.

A retenção de impostos na nota fiscal, por exemplo, é um desses processos. Conhecer suas regras e saber como aplicá-las é essencial para evitar problemas com o Fisco.

Continue conosco na leitura deste conteúdo e saiba tudo sobre a retenção de impostos, nos seguintes tópicos:

• O que é retenção de impostos;
• Por que a retenção de impostos é necessária;
• Como funciona a retenção de impostos na nota fiscal de serviços e de produtos;
• Tabela completa de alíquotas de retenção;
• Por que as empresas devem ficar atentas à retenção fiscal;
• Como um ERP pode ajudar na retenção de impostos de pessoa jurídica;

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O que é retenção de impostos?

A retenção de impostos — ou retenção na fonte — é uma situação em que, diante de um pagamento de produtos ou serviços, o Governo Federal transfere a obrigação do recolhimento dos tributos.

Um exemplo é o caso de um funcionário que recebe mensalmente R$ 5.000, possui carteira assinada e a empresa já envia mensalmente o percentual referente ao Imposto de Renda para o Governo.

Perceba que, ao invés do funcionário pagar o valor do IR diretamente à Receita, a empresa já faz esse recolhimento, descontando do salário do colaborador o percentual e repassando ao Governo.

Além dessa que citamos, existem muitas outras situações envolvendo pessoas físicas e jurídicas em que ocorre a retenção de imposto. Com esse processo, o Fisco melhora a arrecadação, aumentando as chances de receber os tributos em dia.

Por que a retenção de impostos é necessária?

Os principais objetivos da retenção de imposto são reduzir a sonegação fiscal e melhorar a arrecadação dos tributos, como já falamos.

Na retenção de impostos, apenas empresas que possuem um porte maior (regimes tributários de Lucro Real e Lucro Presumido) são obrigadas a fazer este recolhimento, considerando que os percentuais cobrados, devido ao faturamento, são bem maiores.

Como consequência, as multas para quem não segue a legislação são igualmente grandes, contribuindo para que essas empresas façam a retenção devida e repassem o valor ao governo.

Para a Receita Federal, a retenção de impostos também facilitou o processo de fiscalização, considerando que o número de empresas fiscalizadas é bem menor.

Além de tudo isso, alguns impostos como PIS, COFINS, CSLL, CPP e INSS retornam à população em serviços que envolvem a seguridade social, como seguro-desemprego, auxílio-doença, assistência social, entre outros.

Como funciona a retenção de impostos na nota fiscal de serviços e de produtos?

A retenção de impostos acontece quando quem contrata o serviço ou compra o produto é responsável por reter parte dos tributos da nota fiscal e repassar diretamente ao governo.

Na prática, o prestador ou fornecedor recebe o valor líquido, já com os impostos descontados, e a empresa tomadora faz o recolhimento dos valores retidos.

O processo muda conforme o tipo de nota fiscal emitida: NFS-e (serviços) ou NF-e (produtos). Veja como funciona em cada caso:

Retenção na Nota Fiscal de Serviços (NFS-e)

A retenção é muito comum nos serviços e pode envolver impostos federais e municipais. Em geral, quem contrata o serviço (tomador) é o responsável por fazer o desconto e recolher o valor ao fisco.

Principais impostos que podem ser retidos:

• IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): normalmente 1,5%, mas a alíquota pode variar conforme o tipo de serviço;
• CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido): 1%;
• PIS: 0,65%;
• COFINS: 3%;
• INSS: 11% sobre o valor bruto da nota, em serviços que envolvem mão de obra.;
• ISS: imposto municipal, com alíquota entre 2% e 5%, conforme a legislação de cada cidade.

Quando ocorre:

• Quando o valor da nota fiscal ultrapassa o limite mínimo definido pela Receita (em geral R$ 215,05 para retenções federais);
• Quando o serviço está listado na legislação que exige retenção.

Quem é isento:
Empresas optantes pelo Simples Nacional, MEIs e, em alguns casos, micro e pequenas empresas (ME/EPP) podem estar dispensadas da retenção, dependendo da atividade e da cidade.

Exemplo prático:
Se uma empresa contrata um serviço de consultoria por R$ 1.000,00, o tomador pode reter IRRF, PIS, COFINS e CSLL (somando cerca de 6,15%). O prestador recebe R$ 938,50, e a diferença é recolhida pelo tomador nas guias correspondentes.

Retenção na Nota Fiscal de Produtos (NF-e)

Na venda de produtos, a retenção na fonte é menos comum, mas existe em situações específicas.

O principal imposto envolvido é o ICMS, que é estadual, e o recolhimento costuma ser feito por meio do regime de Substituição Tributária (ICMS-ST).

Como funciona:

• Em vez de o imposto ser pago em cada etapa da cadeia (fabricante → distribuidor → varejista → consumidor), um único contribuinte recolhe o ICMS de toda a cadeia ( geralmente o fabricante ou importador);
• Assim, o comprador já paga o preço com o ICMS incluso, e o governo antecipa a arrecadação.

Outros tributos que podem aparecer em casos específicos:

• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados);
• PIS e COFINS (incidentes sobre a venda, mas não necessariamente retidos);
• Retenções federais pontuais (PIS/COFINS/CSLL/IRRF) em operações com autopeças, carnes, bebidas e outros produtos listados pela Receita Federal.

Tabela completa de alíquotas de retenção

Antes de calcular ou reter qualquer imposto, é importante conhecer as alíquotas aplicadas a cada tributo. Elas variam conforme o tipo de operação, o regime tributário e a legislação vigente. Confira abaixo uma tabela resumida com os principais impostos e suas alíquotas de retenção mais comuns.

As alíquotas podem variar conforme a atividade, o enquadramento tributário e o município.

Para valores detalhados e exceções, consulte a tabela oficial do Conselho Regional de Contabilidade de São Paulo (CRC-SP).

Alíquotas e regras de retenção do IRRF

O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é um dos tributos mais comuns na retenção entre empresas.

Ele incide sobre pagamentos feitos por pessoa jurídica a outra pessoa jurídica, principalmente em serviços como consultoria, assessoria, auditoria, publicidade e administração.

A alíquota mais usada é de 1,5%, mas pode variar conforme a atividade e a natureza do serviço, conforme previsto na Instrução Normativa nº 1.234/2012 da Receita Federal.

Quem contrata o serviço é responsável por reter esse valor no pagamento e recolher o imposto via DARF, utilizando o código de receita correspondente.

Como funcionam as retenções de PIS, COFINS e CSLL

As contribuições de PIS, COFINS e CSLL costumam ser retidas em conjunto, pois seguem as mesmas regras e base de cálculo.

Elas incidem sobre o valor bruto da nota fiscal em serviços prestados por empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real, quando o total ultrapassa R$ 215,05, segundo o artigo 31 da Lei nº 10.833/2003.

As alíquotas mais comuns são:

• PIS: 0,65%;
• COFINS: 3%;
• CSLL: 1%.

A soma dessas contribuições resulta em 4,65% de retenção sobre o valor total do serviço. O tomador deve reter esse percentual no pagamento e recolher o valor via DARF.

Exemplo rápido: em um serviço de R$ 10.000, a retenção total dessas contribuições seria de R$ 465.

Por que as empresas devem ficar atentas à retenção fiscal?

Não reter os impostos necessários ou cometer erros durante o processo resultam em problemas com o Fisco, que trazem inúmeras consequências.

A primeira delas é o pagamento de multas altíssimas, principalmente quando os tributos que são as chamadas contribuições sociais, como CSLL, PIS e COFINS, não são pagos. As multas, inclusive, podem até ser dobradas e o dono da empresa acusado de sonegação fiscal, dependendo da gravidade.

Outra situação que merece atenção é o repasse do valor retido à receita. Se, porventura, a empresa reter o tributo e não repassá-lo ao Governo, estará comentando a apropriação indébita, conforme a Lei 8.137 de 1990, que diz em seu Artigo II:

II – deixar de recolher, no prazo legal, valor de tributo ou de contribuição social, descontado ou cobrado, na qualidade de sujeito passivo de obrigação e que deveria recolher aos cofres públicos.

É claro que, como já falamos, é de responsabilidade do contador orientar o dono da empresa quanto às obrigações tributárias. Contudo, é o empreendedor o responsável pelo negócio e ele é quem será autuado caso ocorram divergências quanto à retenção de impostos.

Ao entender como funciona o processo, ele pode acompanhá-lo junto ao contador, garantindo que as obrigações fiscais e tributárias estão sendo cumpridas corretamente.

Como um ERP pode ajudar na retenção de impostos de pessoa jurídica?

A retenção de impostos ocorre no momento da geração das notas fiscais da empresa.

Um sistema ERP centraliza todos os setores do seu negócio, como financeiro, estoque e vendas em um único local. Alguns, inclusive, permitem a emissão das notas fiscais e fazem a integração com a contabilidade, como a Conta Azul Pro.

Com isso, acompanhar as datas de vencimento de cada imposto fica mais fácil e o risco de você pagar multas por atraso ou pelo não pagamento das obrigações tributárias é bem menor.

Um sistema ERP também evita o recolhimento errado dos tributos e reduz o trabalho com digitação, já que você cadastra apenas uma vez todos os impostos que devem ser pagos.

O controle das finanças da empresa é simplificado com um ERP, já que todos os lançamentos são integrados ao setor financeiro.

Dessa forma, assim que um tributo é pago, essa movimentação recebe a baixa automática e isso também vale para as demais contas a pagar e a receber da empresa.

Assim, com muito mais clareza, você consegue visualizar tudo o que já foi pago e o que aguarda pagamento, podendo se planejar melhor.

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