O que é substituição tributária: guia completo para empresas

Substituição tributária é um regime do ICMS em que o imposto é antecipado e pago por uma empresa da cadeia, chamada substituto tributário. Em vez de cada etapa recolher o imposto, uma única empresa assume essa responsabilidade.

O objetivo desse regime é facilitar a fiscalização, garantir a arrecadação do ICMS e reduzir a sonegação. Ele se aplica a produtos como combustíveis, bebidas, cosméticos, autopeças e materiais de construção, conforme definições do CONFAZ.

Neste texto, entenda o que é substituição tributária e quando ela se aplica. Também vai ver como funciona o cálculo, o papel do MVA, o uso do código CEST e como emitir nota fiscal com substituição tributária.

Veja o que vamos abordar ao longo do texto: 

• Como funciona a substituição tributária;
• Quais os tipos de substituição tributária;
• Quem paga a substituição tributária;
• Quando a substituição tributária se aplica;
• Como calcular a substituição tributária (ICMS-ST);
• Produtos sujeitos à substituição tributária;
• O que são MVA e CEST;
• Nota fiscal com substituição tributária;
• Vantagens e desvantagens da substituição tributária;
• Quem regula a substituição tributária;
• Mudanças na substituição tributária;
• Substituição tributária interestadual;
• Como a Conta Azul ajuda na gestão da substituição tributária.

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Como funciona a substituição tributária?

Na prática, a substituição tributária antecipa o ICMS das etapas futuras e concentra o recolhimento em uma empresa da cadeia, chamada substituto tributário.

O substituto tributário é quem recolhe o ICMS ST antecipado. Já o contribuinte substituído recebe o produto com o imposto pago e não precisa recolher novamente.

O ICMS é um imposto plurifásico, ou seja, seria cobrado várias vezes ao longo da cadeia (na indústria, no distribuidor e no varejo). Com a ST, o governo antecipa essa cobrança e evita o recolhimento fase a fase.

Para visualizar como funciona, veja as etapas:

• Indústria ou importador (substituto) calcula e paga o ICMS ST antecipado;
• Distribuidor e varejista (substituídos) comercializam o produto sem recolher novamente;
• Na venda final, o ICMS já foi pago, evitando cobranças repetidas e erros;
• O processo reduz a sonegação de impostos e simplifica o controle fiscal.

Esse modelo concentra a arrecadação, facilita a fiscalização e organiza a rotina tributária de empresas, inclusive as do Simples Nacional.

Quais os tipos de substituição tributária?

Existem diferentes modelos de substituição tributária, e cada um define em qual etapa da cadeia o ICMS será recolhido. A seguir, você entende como funciona cada tipo e quando eles são aplicados.

Substituição tributária para frente (progressiva)

Na substituição tributária para frente, que é o tipo mais comum, o ICMS é cobrado antecipadamente na primeira etapa da cadeia, geralmente pela indústria ou importador.

Ela é muito usada em produtos como combustíveis, bebidas e cigarros, que têm alta circulação e fiscalização rigorosa. 

Nesse modelo, o governo estima o preço final da mercadoria usando a Margem de Valor Agregado (MVA), que projeta a formação de preço nas etapas seguintes.

Esse formato facilita a fiscalização e reduz a sonegação, mas exige atenção das empresas ao aplicar MVA, CEST e regras estaduais para evitar erros no cálculo da substituição tributária.

Substituição tributária para trás (regressiva)

Na substituição tributária para trás, também chamada de diferimento do ICMS, o recolhimento é adiado para uma etapa posterior da cadeia, e não antecipado.

É comum em operações com produtos agrícolas, em que o produtor rural é dispensado de recolher o ICMS, deixando essa responsabilidade para a indústria ou para a empresa que compra a mercadoria.

Esse tipo de ST é vantajoso para facilitar a entrada de pequenos produtores no mercado, mas exige controle das empresas que ficam responsáveis pelo pagamento posterior.

Substituição tributária concomitante

Na substituição tributária concomitante, o recolhimento do ICMS ocorre ao mesmo tempo em que a operação principal é realizada.

Um exemplo é o transporte de cargas, em que a empresa contratante retém e recolhe o ICMS devido pelo prestador do serviço. Nesse caso, o tomador do serviço assume o papel de substituto tributário.

Esse modelo é aplicado em situações específicas definidas pela legislação estadual e exige atenção ao tipo de operação e ao Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).

Quem paga a substituição tributária?

Quem paga a substituição tributária é o contribuinte substituto, normalmente o fabricante, o importador ou o atacadista responsável por antecipar o ICMS das etapas seguintes.

Como o imposto já foi recolhido antes da mercadoria chegar ao comércio, o varejista (contribuinte substituído) não paga o ICMS normal nessas operações. Ele recebe o produto com o imposto incluído no preço.

Esse modelo simplifica a rotina das empresas, reduz erros e garante que o ICMS ST seja recolhido corretamente desde o início da cadeia.

Quando a substituição tributária se aplica?

A substituição tributária se aplica quando o produto está listado nos convênios do CONFAZ e na legislação estadual, identificado pelo CEST (Código Especificador da Substituição Tributária).

Na prática, cada estado define quais mercadorias entram na ST, seguindo as regras nacionais. Por isso, é essencial verificar sempre a tabela CEST e as atualizações do ICMS substituição tributária.

Entre os grupos de produtos mais comuns estão:

• Combustíveis e lubrificantes;
• Bebidas alcoólicas e refrigerantes;
• Cosméticos, higiene e perfumaria;
• Autopeças e pneus;
• Materiais de construção;
• Produtos eletrônicos
• Produtos alimentícios específicos, conforme legislação estadual.

A aplicação da ST varia por estado, por isso o empreendedor deve conferir as regras locais antes de vender ou comprar mercadorias sujeitas ao regime.

Como calcular a substituição tributária (ICMS-ST)?

O cálculo do ICMS-ST usa a MVA para presumir o preço final e recolher a diferença entre o ICMS devido e o ICMS já pago na operação própria.

Veja o passo a passo do cálculo da substituição tributária (ICMS-ST):

1. Identificar o CEST e o NCM do produto
   Confira se a mercadoria está na tabela CEST e se o código NCM está sujeito à substituição tributária ICMS na legislação do seu estado.
   
2. Definir a base de cálculo da operação própria
   Some o valor do produto, frete, seguros e outras despesas cobradas do cliente. Essa é a base para calcular o ICMS próprio.
   
3. Aplicar a MVA (Margem de Valor Agregado)
   Use a MVA da substituição tributária definida pela legislação. Ela serve para presumir qual será o preço final de venda ao consumidor.
   
4. Encontrar o ICMS presumido (ICMS-ST total)
   Aplique a alíquota de ICMS do estado sobre o preço presumido com MVA. O resultado é o ICMS total devido em toda a cadeia.
   
5. Subtrair o ICMS próprio já recolhido
   Do valor do ICMS presumido, subtraia o ICMS próprio destacado na nota da operação inicial. A diferença é o ICMS-ST a recolher pelo contribuinte substituto.

Produtos sujeitos à substituição tributária

Os produtos sujeitos à substituição tributária estão na lista do CONFAZ e nas leis estaduais, identificados pelo CEST e pela classificação NCM.

Cada estado pode incluir ou excluir mercadorias do regime, mas alguns grupos aparecem com frequência na tabela CEST e nas regras de ICMS substituição tributária. Entre eles:

• Combustíveis, lubrificantes e derivados de petróleo;
• Bebidas alcoólicas, refrigerantes e água mineral;
• Cosméticos, produtos de higiene e perfumaria;
• Autopeças, pneus e componentes automotivos;
• Materiais de construção e ferragens;
• Produtos eletrônicos e eletrodomésticos;
• Alimentos específicos e produtos agrícolas, conforme legislação estadual.

Para evitar erros, é essencial conferir periodicamente as atualizações do CONFAZ e das normas estaduais que definem o que é substituição tributária para cada mercadoria.

O que são MVA e CEST?

A MVA (Margem de Valor Agregado) é a margem presumida usada para calcular a substituição tributária, estimando o preço final da mercadoria. 

Já o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) identifica os produtos sujeitos ao regime de ICMS-ST em todo o país.

Cada estado pode ajustar a MVA em operações interestaduais, aplicando a MVA ajustada quando a alíquota entre estados é diferente. Por isso, é essencial conferir sempre a legislação estadual antes de calcular a substituição tributária.

Para entender melhor:

• MVA: projeta o preço final e serve de base para calcular o ICMS-ST;
• CEST: organiza e padroniza os itens sujeitos à substituição tributária, vinculados ao NCM;
• MVA ajustada: usada em vendas interestaduais para evitar diferenças de tributação.

Esses dois códigos são fundamentais para calcular corretamente o ICMS substituição tributária e evitar erros na emissão da nota fiscal.

Nota fiscal com substituição tributária

A nota fiscal com substituição tributária precisa destacar a base de cálculo do ICMS-ST, o valor do ICMS-ST retido, o CST/CSOSN correto e as referências ao CEST da mercadoria.

Esses campos garantem que o imposto seja calculado e registrado corretamente, evitando divergências entre estados e problemas de conferência fiscal. 

Erros comuns envolvem usar preços diferentes nas vendas interestaduais, aplicar MVA incorreta ou informar CEST incompatível com o NCM.

Ao emitir a NF com ICMS-ST, verifique:

• CEST e NCM do produto para confirmar se há substituição tributária;
• Base de cálculo ST e MVA aplicada, conforme legislação estadual;
• Valor do ICMS-ST retido e ICMS próprio destacado;
• CST para empresas do regime normal ou CSOSN para o Simples Nacional;
• Diferenças de alíquotas entre estados, que podem exigir MVA ajustada.

A conferência desses itens reduz riscos fiscais e garante que a operação de ICMS substituição tributária seja registrada corretamente.

Vantagens e desvantagens da substituição tributária

A substituição tributária traz benefícios para o estado e para as empresas, mas também exige atenção ao capital de giro e ao planejamento financeiro empresarial. Veja abaixo os principais pontos positivos e negativos do regime:

Vantagens da substituição tributária

• Simplificação do processo tributário, já que o ICMS é recolhido em uma única etapa;
• Maior segurança para o estado, com redução da sonegação fiscal e controle mais eficiente;
• Previsibilidade tributária para empresas que atuam com produtos sujeitos ao ICMS-ST.

Desvantagens da substituição tributária

• Impacto no capital de giro, pois o substituto paga o ICMS-ST antecipadamente;
• Divergências entre estados, que podem gerar diferenças de cálculo e MVA ajustada;
• Risco de recolhimento a maior, caso o preço final seja menor que o valor presumido.

Restituição do ICMS-ST

Quando o preço final de venda é inferior ao preço presumido usado no cálculo do ICMS-ST, a empresa tem direito à restituição da diferença, conforme decisão do STF. Isso reduz perdas financeiras e melhora o planejamento financeiro empresarial.

Quem regula a substituição tributária?

A substituição tributária é regulamentada pelos convênios do CONFAZ e pela legislação de cada estado, que definem quais produtos entram no regime, como aplicar o CEST e como calcular o ICMS-ST.

Cada estado pode ajustar regras, como MVA, alíquotas e aplicação da substituição tributária para o Simples Nacional. Por isso, é essencial acompanhar as atualizações do CONFAZ e da Secretaria da Fazenda para evitar erros fiscais.

Mudanças na substituição tributária

Nos últimos anos, vários estados revisaram suas alíquotas de ICMS, o que impactou diretamente os produtos sujeitos à substituição tributária. Essas alterações buscam equilibrar a arrecadação e ajustar a carga tributária às novas realidades fiscais.

Outra mudança importante foi a definição de que os valores das mercadorias sujeitas à ST passam a ser atualizados anualmente pelo IPCA. Isso evita defasagens e mantém o cálculo do ICMS-ST alinhado à inflação.

Diante dessas atualizações, as empresas precisam acompanhar as regras do CONFAZ e da legislação estadual para calcular corretamente o ICMS-ST, evitar divergências e manter a conformidade fiscal.

Substituição tributária interestadual

Nas operações entre estados, pode haver aplicação de MVA ajustada e protocolos específicos que determinam quando a substituição tributária deve ser aplicada. Esses ajustes são necessários porque cada estado possui regras próprias de ICMS-ST.

Divergências são comuns, principalmente quando alíquotas, MVA e CEST diferem entre a origem e o destino. Por isso, é essencial consultar sempre a legislação do estado de destino, que é o responsável por definir se a substituição tributária interestadual se aplica.

Esse cuidado evita recolhimento indevido, diferenças de cálculo e problemas na emissão da nota fiscal com substituição tributária em operações interestaduais.

Como a Conta Azul ajuda na gestão da substituição tributária?

A Conta Azul facilita o controle de produtos com substituição tributária ao automatizar o preenchimento das regras fiscais na nota, integrar vendas, estoque e fiscal, e reduzir erros na emissão de NF-e e NFC-e.

O sistema ERP sugere automaticamente os impostos, incluindo ICMS e ICMS-ST, com base no NCM, CFOP, CST/CSOSN, CEST e Regras Fiscais configuradas, que você pode revisar antes da emissão.

Com a Conta Azul, sua empresa ganha:

• Emissão de NF-e e NFC-e com preenchimento automático dos campos fiscais, reduzindo erros na aplicação de ICMS-ST;
• Cadastro de produtos completo, com NCM, CEST, MVA e regras fiscais parametrizadas conforme a legislação;
• Regras Fiscais configuráveis, que aplicam automaticamente impostos conforme natureza da operação e regime tributário;
• Integração com vendas e PDV, garantindo notas fiscais corretas e sem divergências;
• Controle de estoque integrado, refletindo compras e vendas sem necessidade de planilhas;
• Relatórios gerenciais para acompanhar margens, impostos e produtos sujeitos à substituição tributária;
• Conciliação automática, reduzindo inconsistências e garantindo segurança fiscal.

Na prática, isso significa menos retrabalho, menos erros fiscais, menos risco de multas e mais tempo para focar no crescimento do negócio. Experimente grátis e veja como a Conta Azul simplifica a emissão de notas e o controle do ICMS-ST.