Como montar uma planilha de controle de estoque

Empreendedores que vendem mercadorias ou usam insumos nos serviços (como os esmaltes de uma manicure) precisam administrar bem o estoque. Não deixar a produção e as vendas pararem são os maiores desafios nessa área. E a planilha de controle de estoque é uma solução.

Eventuais perdas de insumos até podem fazer parte do dia a dia do empreendedor, mas evitar esse problema é possível, por meio de um controle estruturado. . Alcance o sucesso ao organizar melhor seu estoque, eliminando o desperdício e mantendo as prateleiras prontas para os clientes.

Porém, só é possível alcançar esse nível de organização com as ferramentas e o estudo adequado. Nas próximas seções, você vai entender o que é controle de estoque, como montar sua própria planilha no Excel com os campos essenciais e como aplicar essa rotina no dia a dia do seu pequeno negócio. 

Faça uma boa leitura!

• O que é controle de estoque;
• Por que utilizar uma planilha de controle de estoque?
• Como montar uma planilha do Excel de controle de estoque
• Tipos de estoque para monitorar
• Use a planilha na sua rotatividade de estoque
• Os riscos de não fazer controle de estoque
• Gestão do estoque: vá além da planilha

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O que é controle de estoque?

Controle de estoque é o processo de registrar e acompanhar tudo o que entra e sai do seu estoque, sejam produtos para revenda, matéria-prima ou itens de uso interno.

Na prática, é saber, a qualquer momento, quantas unidades de cada item você tem disponíveis, quanto custou cada uma e quanto tempo elas ficaram armazenadas até serem vendidas ou usadas.

Esse acompanhamento serve para três coisas que afetam direto o caixa do negócio:

• Evitar ruptura: ter produto na hora em que o cliente quer comprar (ou matéria-prima quando o serviço precisa ser entregue);
• Evitar excesso: não imobilizar dinheiro em itens parados ou que vencem antes de serem vendidos;
• Tomar decisão com dado: saber o que vende mais, o que vende menos e quando repor.

Existem várias formas de fazer esse controle, desde anotação no caderno até um sistema integrado: se quiser se aprofundar no processo, veja nosso guia de como fazer controle de estoque

Para um pequeno negócio que está começando a organizar essa rotina, uma planilha de controle de estoque é o caminho mais comum: é barata, simples de montar e já dá visibilidade suficiente do que está entrando e saindo.

Por que utilizar uma planilha de controle de estoque?

Controlar o estoque não é uma tarefa que possa ficar em segundo plano. Afinal, se a rotatividade é alta, você pode ficar sem matéria-prima para produzir ou produtos para vender. Já se o giro for lento, mercadorias podem estragar ou ocupar espaço por longos períodos sem saída.

Com a planilha de controle de estoque, é possível otimizar essa gestão. Ela permite registrar entradas e saídas de produtos na empresa, fiscalizar essas etapas e gerenciá-las da forma mais vantajosa possível. Um exemplo está no setor alimentício, onde vale muito o conceito “PVPS”: o Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai.

É por meio de uma gestão eficiente nessa área da empresa que o empreendedor consegue identificar informações importantes sobre vendas.

Inclusive, pode-se prever com maior exatidão as necessidades de compras futuras e evitar aquisições em excesso de artigos sem tendência de saída.

Outra vantagem está na própria organização do espaço, facilitando a identificação de itens, e de como isso causa efeitos positivos na produtividade.

E quando o assunto é finanças, a empresa também sai ganhando se há um controle preciso da movimentação no estoque. Enfim, o único motivo pelo qual você não deve usar uma planilha de controle é quando dispõe de uma ferramenta melhor.

Como montar uma planilha do Excel de controle de estoque

Criar uma planilha do Excel de controle de estoque é uma maneira simples e eficaz de começar a organizar os produtos da sua empresa, sem precisar investir em ferramentas mais complexas logo de cara.

Ela ajuda a ter uma visão clara do que entra e sai do seu estoque, evitando desperdícios, perdas ou falta de produtos. Abaixo, explicamos o passo a passo para montar a sua própria planilha e o que ela deve conter.

O que não pode faltar na sua planilha de controle de estoque:

Você pode usar o Excel para criar uma planilha com colunas que facilitem o registro e acompanhamento dos itens:

Código do produto

Identificador único de cada item da sua planilha, geralmente um número ou sigla curta (ex.: CAM001, BLU002). Serve para diferenciar produtos parecidos e facilitar a busca quando o estoque cresce.

Nome do produto

Nome claro e objetivo do item, fácil de reconhecer na hora de procurar. Evite siglas internas que só você entende: pense em alguém que está consultando a planilha pela primeira vez.

Categoria

Agrupa os produtos por tipo (alimentos, vestuário, papelaria, eletrônicos etc.) e ajuda na hora de filtrar e analisar o estoque. Funciona como uma “gaveta” lógica que organiza a planilha.

Quantidade em estoque

Número atual de unidades disponíveis daquele item. É a coluna mais consultada no dia a dia, quem responde “tem em estoque?” é ela.

Estoque mínimo

Quantidade mínima que você quer manter para nunca ficar sem o produto. Quando a quantidade em estoque chegar perto desse valor, é hora de repor.

Defina esse número com base no tempo de entrega do fornecedor e na velocidade de venda do item.

Preço de custo

Valor que você paga ao fornecedor por cada unidade. É a base do cálculo de lucro e ajuda a decidir sobre reajustes quando o custo do fornecedor sobe.

Preço de venda

Valor que você cobra do cliente. Junto com o preço de custo, permite calcular o lucro por unidade e por mês.

Data de entrada

Dia em que o item entrou no estoque. Útil para acompanhar a idade dos produtos, principalmente em itens com prazo de validade ou sazonais.

Data de saída

Dia em que o item foi vendido ou retirado. Junto com a data de entrada, dá a base para calcular o giro do estoque e identificar produtos parados há tempo demais.

Observações

Campo livre para anotar o que não cabe nas outras colunas: validade próxima, item em promoção, lote específico, condições especiais com o fornecedor.

Você pode personalizar essa planilha de acordo com o seu negócio: seja comércio, serviços ou até mesmo produção.

Dica: use fórmulas simples do Excel

Algumas fórmulas do Excel ajudam a automatizar o controle. Por exemplo:

• Para calcular a quantidade total em estoque de um item: =SOMA(Entradas – Saídas);
• Para saber o lucro por produto: =Preço de venda – Preço de custo.

Se preferir, você pode aplicar filtros por categoria ou produto para visualizar informações específicas com mais rapidez. Outra dica útil é usar cores para destacar produtos abaixo do estoque mínimo.

Exemplo prático

Imagine que você vende camisetas brancas básicas. Comprou 50 unidades a R$ 20 cada e, ao longo do mês, vendeu 32 a R$ 49,90.

Aplicando as fórmulas na planilha:

• Quantidade em estoque = SOMA(Entradas – Saídas) → 50 – 32 = 18 unidades disponíveis
• Lucro por unidade = Preço de venda – Preço de custo → 49,90 – 20 = R$ 29,90
• Lucro total no mês = Lucro por unidade × Unidades vendidas → 29,90 × 32 = R$ 956,80

Com essas três informações você sabe, no fim do mês, o que ainda tem na prateleira, quanto ganhou em cada peça vendida e qual foi o resultado total daquele produto.

A partir daí, fica simples replicar a lógica para os demais itens da sua planilha.

Com que frequência devo usar a planilha de controle de estoque?

Usando uma planilha do Excel controle de estoque no seu dia a dia — especialmente a cada entrada e saída de produto — você terá um panorama completo do que está disponível, do que precisa ser reposto e do que está parado nas prateleiras.

Com uma estrutura organizada, é possível enxergar com facilidade quais itens devem ser solicitados ao fornecedor, quais precisam ser priorizados nas vendas e quais estão com pouca saída. Também fica mais simples acompanhar o fluxo de entradas e saídas de cada item ao longo do mês.

Se ainda não utiliza esse tipo de planilha, sugerimos montar a sua própria seguindo as dicas que mostramos acima. E para um controle financeiro ainda mais completo, vale a pena usar junto com a nossa planilha de fluxo de caixa gratuita.

Agora, se sente que precisa de algo mais robusto e automatizado, conheça esta solução completa para gestão de estoque e negócios, que integra controle de produtos, vendas, financeiro e relatórios em um único sistema.

Use a planilha na sua rotatividade de estoque

A planilha de controle de estoque é quase indispensável na hora de calcular o giro ou rotatividade. Caso você não saiba do que se trata essa operação, explicaremos rapidinho para você. Mas, se quiser uma explicação completa, veja o passo a passo de como calcular o giro de estoque no nosso guia.

Giro de estoque é um índice ou KPI que calcula quanto tempo uma mercadoria ou insumo de produção fica armazenado antes de ser vendido. Se você vende 2 vezes por semana todo o estoque médio, faz 2 giros de estoque semanalmente.

Só que a rotatividade de estoque (outro nome para essa KPI) é mais que simplesmente um auxílio na gestão. Essa operação é obrigatória para qualquer empresa que armazene produtos ou insumos de produção, principalmente se eles tiverem prazo de validade.

Por sua vez, uma planilha de controle de estoque ajuda a evitar os erros mais comuns dessa operação. Entre eles:

• Registro errado de quantidade de produtos;
• Controle manual que leva a erros humanos;
• Não segmentar mercadorias;
• Inventário desatualizado;
• Planejamento inadequado.

Tipos de estoque para monitorar

Muitas pessoas podem achar que estoque se restringe a mercadorias prontas para serem vendidas ao consumidor final. Isso é um grande engano. Afinal, até mesmo empresas de prestação de serviços precisam organizar o abastecimento.

Por exemplo, uma clínica estética lida com produtos de higiene e beleza, utensílios que podem ser descartáveis, entre outros.

Da mesma forma, agências de marketing e publicidade podem ter uma demanda considerável por papéis adesivos, café, canetinhas, folhas de ofício, entre outros materiais importantes para criação.

Confira abaixo quais são os quatro tipos de estoque com que um negócio deve lidar:

• Matéria-prima e componentes para a produção;
• Produtos em produção, mas ainda não acabados;
• Produtos já finalizados e prontos para a venda;
• Itens de consumo, como materiais de escritório.

Mas por que é importante entender sobre os diferentes tipos de estoque? Porque cada um deles exige um tratamento diferente, e isso se reflete na quantidade de cada produto que deve se manter armazenada. Pense no caso de um restaurante.

A laranja que ele usa no suco e oferece no buffet é contada separadamente? Se sim, ele precisa conseguir organizar quantas são para cada situação. Se não, precisa integrar as planilhas de estoque de insumos e de produtos prontos para oferta.

Quanto manter em estoque?

O giro de estoque é uma operação retroativa, ainda que possa ser usada para planejamento. Mas é mais difícil usar a rotatividade para planejar as primeiras quantidades armazenadas ao começar um negócio ou lançar um produto novo.

Nessa situação, vem a pergunta “quantas mercadorias ou insumos de produção devo manter em estoque?” e nós damos algumas dicas. Para isso, note que a quantidade ideal para a armazenagem depende da categoria do estoque e de vários outros fatores.

Para o produto final, é essencial lembrar da sazonalidade, das quantias vendidas mensalmente e da facilidade e velocidade de reposição.

Além disso, vale ter atenção à capacidade de armazenamento. Em alguns casos, é possível solucionar a falta de espaço fazendo um acordo com o fornecedor para que ele faça entregas de acordo com a demanda.

Mas esse planejamento prévio não vai adiantar de nada se não monitorar com atenção o inventário e controlar devidamente cada entrada e saída de produto. A resposta não vem pronta, pois depende de cada caso -mas com essas dicas, fica mais fácil planejar.

Os riscos de não fazer controle de estoque

Empreendedores que negligenciam o controle de estoque costumam enfrentar diversos problemas até se convencerem da importância dessa operação. Por exemplo, você investiu para alugar, montar e decorar uma loja física de eletroeletrônicos.

Após colocar dinheiro em marketing e publicidade, o empreendedor começa a perceber um crescimento no movimento de clientes. Um deles se interessa por um drone, produto com a maior taxa de lucro da loja. Ele é atendido pelo vendedor e se convence a adquirir o item ali mesmo.

Chega ao fim um longo, complexo e caro processo de aquisição de clientes. Na hora de consultar o estoque, porém, a surpresa: o item disponível não está disponível porque a última unidade foi vendida há três dias.

Decepção para você e frustração para o cliente, que talvez não retorne ao estabelecimento depois dessa experiência negativa. Não é isso que você deseja para a sua empresa.

Outro exemplo clássico do que pode acontecer se não controlar o estoque é o vencimento dos itens. Em supermercados, o controle de estoque é extremamente rígido porque mercadoria vencida é dinheiro jogado diretamente no lixo.

Mas a comida não é o único produto com prazo para venda. Há itens sazonais, ligados a estações do ano ou a datas comemorativas, que merecem a mesma atenção. Isso inclui coleções de roupas, principalmente para públicos que se preocupam com estarem atuais.

Gestão do estoque: vá além da planilha

A planilha de controle de estoque é uma ótima ferramenta para o início do gerenciamento desse setor, porém a medida que a empresa for crescendo, ela fica bem limitada nas funções e praticidade.

Para otimizar o controle e gerenciamento da área, é indispensável que o empreendedor não deixe de contar com a tecnologia. Existem várias ferramentas, mas, no topo dessa lista, está a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro, que oferece benefícios como:

• Emissão fácil de relatórios de giro de estoque completos, aplicados a qualquer tipo de item;
• Envio de alertas de quando qualquer mercadoria, insumo de produção ou material de consumo interno estiver chegando a uma quantidade mínima determinada por você;
• Emissão automática de boletos de cobrança e notas fiscais, inclusive a de importação, essencial para quem trabalha com mercadorias de fora;
• Envio em tempo real de dados para seu contador trabalhar com rapidez e eficiência;
• E muito mais!

Tudo isso pode ser conferido sem custo algum. Controle seu estoque e toda a gestão da sua empresa com a Conta Azul Pro. Faça o teste grátis agora!